Pernahkan Anda merasa tidak nyaman ketika HP ketinggalan di rumah dan sudah sampai di kantor? Atau ketinggalan SIM, KTP dalam dompet sementara Anda tengah dalam perjalanan? Atau ketinggalan tiket, passport sedangkan Anda sudah sampai di bandara ?
Kita dapat saja berkomentar bahwa "makanya harus hati-hati". Namun kejadian tersebut dapat terjadi kepada siapa saja, bahkan kepada orang-orang yang sudah sering bepergian dan merasa sudah hati-hati. Ada berbagai penyebab mengapa hal-hal tersebut sampai terjadi.
Dari kondisi-kondisi di atas, dan salah satu tugas seorang Sekretaris adalah mengatur perjalanan pimpinan dengan nyaman.
Untuk mengurangi terjadinya hal-hal yang kurang menyenangkan di atas tersebut, cara klasik yang sering saya lakukan adalah membuat CHECK LIST jauh sebelum hari keberangkatan. Check list tersebut dapat disesuaikan sesuai kebutuhan misalnya apa tujuan perjalanan dan bagaimana kultur dan kondisi tempat tujuan.
Pada dasarnya kegunaan Check List tersebut adalah :
1. Mengingatkan kita bahwa seluruh kebutuhan dalam perjalanan sudah terpenuhi dan siapa dibawa kapan saja.
2. Agar tidak membawa keperluan perjalanan yang lebih atau kurang.
3. Sebagai alat re-check ketika kita kembali dari perjalanan.
Dalam membuat Check List mulailah dengan hal yang utama, kerperluan badan (mulai dari atas kepala hingga telapak kaki), dan keperluan asesoris. Pertimbangkan juga jumlah hari perjalanan untuk menentukan jumlah keperluan yang akan dibawa.
Hal-hal yang dimuat dalam Check List antara lain :
1. Tiket, Passport (yakinkan masih berlaku dan sudah ada visa), KTP, SIM, kartu identitas lain, HP.
2. Topi, kaca mata, sal, penutup kepala, baju/kaos (luar-dalam), jaket / baju panas, penutup tangan, celana / rok (luar - dalam), kaus kaki atau sejenisnya, sepatu.
3. Parfum, obat, rokok, kamera, jam tangan, lotion, sikat gigi, dll.
Proses penyiapan keperluan perjalanan :
1. Siapkan tas / koper yang akan ditempatkan di bagasi, di kabin, dan selalu dibawa serta.
2. Siapkan barang-barang yang diperlukan dan Check List.
3. Gunakan Check List sebagai rujukan utama pengisian tas/koper yang akan dibawa.
4. Setiap barang yang telah dimasukan ke dalam tas / koper, diberi tanda 'Ok' di Check List. Jika diperlukan, Check List dapat ditambah.
5. Pisahkan barang-barang ke dalam tiga tempat (seperti disebut pada butir 1) yaitu:
a. Barang-barang yang dipakai setiap saat dalam perjalan dimasukan ke tas yang selalu dibawa serta (dapat ditempelkan pada tubuh) antara lain tiket, passport, KTP, SIM, kartu identitas lain, HP, penutup kepala, jaket, kamera.
b. Barang-barang yang dipakai ketika sampai ditempat tujuan ditempatkan ke dalam koper yang ditempat di bagasi antara lain barang-barang yang cukup barat antara lain baju/kaos, celana/rok dll. Koper dimaksud sebaiknya mempunyai roda.
c. Barang-barang yang kemungkinan dipakai selama perjalanan dimasukan dalam tas yang akan ditempatkan dalam kabin. Tas tersebut harus ringan dan berukuran kecil. Dapat juga ditambahkan satu pasang pakaian baju/celana/rok (luar - dalam) yang kemungkinan dipakai setelah sampai ditempat tujuan. Pada hal yang paling buruk, dapat saja koper yang kita tempatkan di bagasi tidak sampai bersama dengan kita di bandara tempat tujuan, misalnya karena salah pesawat.
Bagi Anda yang baru pertama sekali melakukan perjalan jauh, biasanya merasa agak "takut". Ketakukan itu muncul akibat berbagai hal, misalnya kurang menguasai bahasa Inggris atau bahasa tertentu, tidak mengetahui lokasi tempat tujuan. Tidak perlu takut dan tidak perlu kuatir. Rajinlah bertanya, gunakan bahasa yang Anda punya. Segeralah bertanya kepada orang yang tepat, misalnya kepada petugas di bandara karena biasanya waktunya sangat singkat. Jangan panik dan selalulah merasa tenang, enjoy perjalanan.
Dengarkan setiap pemberitahuan dalam bandara atau pesawat, cari informasi apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan atau dibawa. Misalnya ke Australia tidak boleh membawa makanan. Dalam hal ini telah diasumsikan, Anda telah mendapatkan informasi-informasi tersebut jauh hari sebelum keberangkatan.
Catatan kecil lainnya adalah mencari transportasi yang nyaman dan murah dari bandara tempat tujuan ke tempat menginap. Di negara tertentu terdapat Public Tranportation yang nyaman dan bahkan ada yang FREE. Contohnya di Geneva, tersedia tiket kereta api / bus yang gratis dan didapatkan segera setelah turun dari pesawat (biasanya setelah proses imigrasi).
Demikian TIPS singkat dan di lain kesempatan akan disharingkan hal yang lain.
Semoga Bermanfaat.
Muller Sagala
Tidak ada komentar:
Posting Komentar